После вхождения Республики Крым в состав Российской Федерации, на территории Республики Крым подлежат ликвидации государственные органы, органы местного самоуправления, учреждения, предприятия и организации, зарегистрированные в Едином государственном реестре предприятий и организаций Украины.

Согласно требованиям Закона Республики Крым от 14.08.2014 года № 50-ЗРК «Об архивном деле в Республике Крым» документы структур, которые ликвидируются или прекращают деятельность на территории Республики Крым, в упорядоченном виде (сформированы в дела, описаны и оформлены) передаются в государственные архивные учреждения. В связи с этим необходимо в кратчайшие сроки решить вопрос упорядочения и хранения документов постоянного хранения и документов по личному составу, образовавшихся по момент ликвидации или прекращения деятельности учреждения (предприятия, организации).

При ликвидации или прекращении деятельности структуры, в главе 8 вышеуказанного закона прописаны варианты действий в отношении образовавшихся документов учреждения:
- упорядочение и передача на хранение в государственное архивное учреждение;
- передача на долговременное хранение вновь созданным организациям, выполняющим аналогичные функции и полномочия, зарегистрированным в Едином государственном реестре юридических лиц Российской Федерации, - на основании договора, заключенного ими с архивным учреждением.

«Договор о взаимодействии и сотрудничестве по вопросам хранения и использования документов постоянного и долговременного сроков хранения юридических лиц (Украины), ликвидирующихся и/или прекративших деятельность на территории Республики Крым», разработанный Государственной архивной службой Республики Крым, заключается также с архивным учреждением в случае отсутствия в архиве свободных, оборудованных хранилищ для принятия на хранение документов. На основании такого договора вновь созданная организация, выполняющая аналогичные функции и полномочия, упорядочивает, хранит и использует документы (в т.ч. - выдает гражданам архивные справки социально-правового характера) до того момента, пока у государственного архивного учреждения появится возможность принять их на хранение.

Такая ситуация (отсутствие площадей для приёма и хранения документов) сложилась в городском архиве, в связи с чем архивное учреждение вынуждено заключает подобные договора с предприятиями и организациями, имеющими документы, подлежащие передаче на хранение в государственное архивное учреждение.

Исходя из сложившейся ситуации, в связи с актуальностью проблемы сохранности находящихся во вновь образованной структуре документов ликвидированного или прекратившего деятельность предприятия, а также с целью социально-правовой защиты граждан, городской архив рекомендует заключить договор на долговременное хранение и использование документов.

Руководителей учреждений (предприятий, организаций), являющихся фондообразующими структурами архива Евпаторийского городского совета и входящими в список № 1 предприятий – источников комплектования Национального архивного фонда, информируем о том, что документы постоянного хранения по момент ликвидации вашей структуры должны быть сданы в архив в обязательном порядке для закрытия фонда.

В настоящее время проходит процесс ликвидации архива Евпаторийского городского совета и образование на его базе муниципального архива, который будет выполнять аналогичные функции ликвидирующейся структуры. Получить разъяснения по всем вопросам можно в архивном учреждении: ул. Дёмышева, 100-А в приёмное время – вторник и четверг с 8 до 16 часов.

Информация евпаторийского архива.